SENIOR PROCUREMENT OFFICER

Sous la supervision directe de la Coordinatrice en logistique et passation de marchés, le « Senior Procurement Officer » sera responsable des tâches suivantes :

• La programmation des interventions ;
• La préparation des dossiers d’appel d’offres ;
• La passation des marchés ;
• Le suivi de l’exécution des marchés conclus ;
• Le respect des procédures des bailleurs de fonds ;
• Le suivi de l’utilisation transparente des fonds acquis ;
• Le suivi des responsabilités des agents des achats et assistants relevant de sa supervision.

RESPONSABILITE SPECIFIQUES

1. PROGRAMMATION 

• Ouvrir et tenir à jour un répertoire de fournisseurs, de prestataires de services et d’entreprises capables de fournir les biens et services requis (qualified vendors) ;
• Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus courants ;
• Elaborer et tenir à jour une liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et services prévues pour chaque financement, avec les caractéristiques et les spécifications techniques
• Elaborer et tenir à jour, de manière périodique un calendrier de passation de marché suivant les modèles exigés par les bailleurs de fonds et conformément au planning de réalisation des activités. Ce calendrier doit comporter une estimation prévisionnelle, les procédures de passation de marché acceptables par les bailleurs, la préparation et l’approbation des appels d’offres, les consultations, l’évaluation des offres, l’approbation des attributions de marchés et la signature et la notification des marchés.

2. PREPARATION DES DOSSIERS D’APPEL D’OFFRES

• Elaborer les dossiers standards d’appel d’offres (termes de référence, liste restreinte, demande de proposition, lettre d’intention) pour les divers types de biens ainsi que les lettres d’invitation et contrats pour les prestations de services, conformément aux directives des bailleurs et veiller à ce que ces modèles reçoivent les non-objections nécessaires des bailleurs ;
• Organiser et faciliter la préparation des dossiers d’appel d’offres et des lettres d’invitations comprenant les procédures et les critères de sélection des offres ;
• Assurer que les dossiers aient reçu les non-objections nécessaires des bailleurs.

3. PASSATION DE MARCHE

• Préparer et faire publier les avis généraux de passation de marchés, ainsi que les avis de présélection, de manifestation d’intérêts et d’appel d’offre ;
• Représenter WCS dans toutes les séances d’ouverture et d’évaluation des offres, ainsi qu’à toutes les séances d’attribution des marchés ;
• Veiller à l’établissement des rapports d’évaluation des offres (technique et financière) et s’assurer que ceux-ci reçoivent les non-objections nécessaires des bailleurs ;
• Finaliser, en collaboration étroite avec le coordinateur de projet relatif au marché et le Country Director, les opérations de négociation, les marchés et les contrats, conventions ou accords pour la mise en œuvre des activités et veiller à ce qu’ils soient approuvés, signés, visés et notifiés selon le manuel de procédures et dans les meilleurs délais ;
• S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires et que leurs cautions de soumissions leur soient retournées, s’il y a eu lieu, aussitôt après la décision d’attribution des marchés.

4. SUIVI DE L’EXECUTION DU MARCHE

• Veiller à ce que les contrats et les marchés signés par le Country Director respectent les procédures et dispositions en matière d’engagement au niveau de la comptabilité et des procédures de WCS international ;
• Veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises afin d’assurer que l’exécution des marchés suive les dispositions contractuelles et soit réalisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;
• Elaborer des fiches de suivi des marchés pour chaque contrat
• Faire les rappels et suivis de tous les livrables pour chaque contrat de prestation de service ;
• Organiser les commissions de réception pour les travaux, et s’assurer que les articles, biens et services reçus soient corrects pour ce qui est de la quantité et de la qualité et qu’ils soient conformes aux spécifications ;
• Prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et entreposés en sureté aux endroits et dates précisés ;
• Approuver la conformité des factures émises par les fournisseurs et consultants par rapport au contrat 
• Préparer les rapports trimestriels sur la situation des marchés.

5. RESPECT DES PROCEDURES DES BAILEURS DE FONDS

• Veiller à ce que les procédures décrites dans les accords avec les bailleurs de fonds ainsi que les procédures de WCS soient respectées à tous les stades des acquisitions de biens et services ;
• Veiller à ce que les montants cumulés des acquisitions et services ne dépassent pas les plafonds fixés par chaque financement ;
• Assurer les audits de passation et veiller au suivi à la lettre des recommandations des auditeurs formulées à l’issu de ces audits.

6. SUIVI DE L’UTILISATION DES BIENS REQUIS

• Elaborer et tenir à jour les rapports sur l’utilisation et le fonctionnement des équipements mis à la disposition des prestataires et veiller à ce que leur maintenance soit effectuée selon les méthodes efficaces et économiques.

7. SUIVI DES RESPONSABILITES DES AGENTS DES ACHATS ET ASSISTANTS RELEVANT DE SA SUPERVISION

• Faire le dispatch équitable des demandes d’achats et services à toute l’équipe du procurement
• Développer et faciliter la formation des collaborateurs et des nouveaux arrivants

• Minimum BACC + 4 en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en passation des marchés ou dans un autre domaine d'études connexe.
• Minimum de cinq ans d'expériences dans un rôle similaire, avec une préférence pour deux ans au sein d'une organisation de conservation ou à but non lucratif.
• Une connaissance approfondie des réglementations techniques liées à la passation des marchés, telles que les réglementations douanières, y compris les exigences en matière de sécurité, y compris la certification en matière de manutention de dangereuses et la sécurité aérienne.
• Haut degré de connaissance et de compréhension d'une variété de composantes de la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
• Excellentes capacités d'organisation, d'analyse et de communication orale et écrite en malgache, anglais et en français.
• Forte capacité à gérer le temps et les priorités concurrentes.
• Bon esprit d'équipe avec une expérience de travail avec des équipes multiculturelles.
• Fort esprit d'initiative, persévérance et résilience.
• Honnêteté, forte éthique de travail.