FIELD LOGISTICS COORDINATOR

Major Responsibilities

• Assurer une bonne coopération entre le service logistique et les équipes :
• Connaître parfaitement toute la zone géographique d’intervention de WCS à MaMaBay.
• Communiquer en temps et en heure avec les équipes programmes.
• Participer de façon hebdomadaire à la réunion entre les départements logistiques et programme pour connaître les priorités.
• Recueillir les doléances, les classer par ordre de priorité et assigner les taches.
• Proposer, mettre en place et mettre à jour quotidiennement un outil de communication besoins/priorités entre le service logistique et les équipes programme.

Gestion du parc véhicules (voitures, motos, bateaux) : 

• Négocier les contrats de location de véhicules.
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de WCS à MaMaBay. 
• Etablir le planning des mouvements de véhicules.
• S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules.
• Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs, skippers et procéder à un contrôle régulier des connaissances.
• Responsabiliser l'équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité.
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule.
• Assurer le suivi, la consolidation, l'analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules. 
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées. 
• S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules. 

Gestion de l´équipement et télécommunication : 

• Mettre à jour l’état de l´équipement et télécommunication en temps réel.
• Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrants.
• Mettre en place une stratégie de renouvellement des équipements.
• Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités.
• Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel.
• Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication.
• Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication.

Gestion et suivi du parc informatique : 

• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique.
• En lien avec l’IT assurer la maintenance du parc informatique.

Gestion des stocks :

• Décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage.
• S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption.
• S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock.
• Veiller à la mise à jour du suivi des stocks.
• Veiller au partage du suivi des stocks.
• Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage. 
• Superviser les inventaires physiques des stocks.
• Consolider et analyser les inventaires de stock mensuels. 

Gestion des ressources humaines : 

• Analyser et quantifier les besoins en personnel logistique. 
• Recruter, former et encadrer l’équipe logistique.
• Effectuer les entretiens des performances des membres de l’équipe logistique.
• Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe.

Sécurité :

• Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes. 
• Former les équipes aux procédures et règles de sécurité.

Reporting / Capitalisation :

• Consolider mensuellement le pack logistique.
• Fournir tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux.
• Partager le suivi des stocks sur le SharePoint.
• Met en place des tableaux de bord et assure le suivi des tableaux de bord (consommation des véhicules, seuils de commande…).

Budget

• Participer à l’élaboration des BOQ, lors de l’élaboration des propositions.
• Participation à l’élaboration du budget annuel de MaMaBay.

Job Qualifications

• Licence en administration ou logistique ou gestion.
• Un minimum de 3 ans d'expérience dans la gestion de services logistiques.
• Expérience dans une organisation similaire (ONG).
• Réactif, logique, capacité à trouver des solutions.
• Excellentes compétences en matière d’organisation et planification
• Maîtrise du français et malgache.

Additional Requirements

• Capacité à travailler dans des contextes ruraux isolés avec les nécessités de base.
• Déplacements dans les sites du programme et dans des conditions de terrain parfois difficiles.