FIELD PURCHASING COORDINATOR

Major Responsibilities

Connaissance et suivi du marché :

• Réaliser l’analyse de l’environnement achat au niveau local et au sein du MaMaBay.
• S’assurer du respect des procédures d’achat tout au long du processus.
• Créer un mapping des fournisseurs à MaMaBay.
• Assurer la coordination avec le département des achats à Antananarivo.
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs.

Procédures et outils : 

• Maitriser les procédures d’achat WCS et celles des bailleurs finançant les projets de WCS à MaMaBay.
• Sensibiliser les équipes aux procédures d’achat.
• Former les utilisateurs au remplissage des demandes d’achat.

Achats :

• Recevoir et contrôler les demandes d’achat.
• S’assurer que les TDR et cahiers des charges sont conformes aux exigences si nécessaire.
• Déterminer la procédure à suivre en fonction des marchés et des seuils.
• Assurer la collecte des validations des demandes d’achat selon le tableau des seuils et des signatures.
• Analyser l’environnement d’achat et évaluer l´achat local / national en coordination avec le département des achats à Antananarivo.
• Préparer les demandes de cotations et les appels d’offre.
• Réceptionner et traiter les offres des fournisseurs.
• Préparer la grille d’analyse des offres et réunir le comité de sélection des offres.
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison.
• Préparer les bons de commande et les contrats.
• Assurer le suivi des contrats, des délais de livraison et des modalités de paiement (suivi des paiements).
• S’assurer que les produits achetés correspondent aux exigences du demandeur en termes de quantité et de qualité.
• Coordonner les réceptions avec le responsable des stocks.
• Coordonner le transport avec le logisticien.
• S’assurer de la conformité des factures.
• Transmettre les dossiers d’achat complet pour paiement à l’administration.
• Transmettre au responsable de stock les data pour intégration dans le suivi des stocks.

Plan d’achat : 

• Elaborer le plan d’achat lors de la rédaction des proposal, en fonction des BOQ en collaboration avec le responsable projet.
• Etablir le chronogramme d’achat en fonction, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales.
• Mettre à jour le plan d’achat hebdomadairement.
• Mensuellement faire le suivi des plans d’achat avec l’équipe de coordination.

Budget : 

• Participer à l’élaboration des BOQ, lors de l’élaboration des propositions.
• Participation à l’élaboration du budget annuel de MMB annuel.

Reporting / Capitalisation :

• Mettre à jour le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes.
• S’assurer que les dossiers d’achat sont archivés sur le SharePoint.
• S’assurer que le suivi des achats et à jour et disponible sur le SharePoint.

Job Qualifications

• Licence en administration ou logistique ou gestion.
• Un minimum de 3 ans d'expérience dans la gestion de services logistiques.
• Expérience dans une organisation similaire (ONGI).
• Réactif, logique, capacité à trouver des solutions.
• Excellentes compétences en matière d’organisation et planification
• Maîtrise du français et malgache.

Additional Requirements

• Capacité à travailler dans des contextes ruraux isolés avec les nécessités de base.
• Déplacements dans les sites du programme et dans des conditions de terrain parfois difficiles