FIELD HR COORDINATOR

Major Responsibilities

Mise en œuvre de la politique des Ressources Humaines : 

• Participer au développement de la politique RH nationale.
• Être force de proposition pour l’amélioration des conditions de travail des employés.
• Garantir l’adéquation et la cohérence entre les profils de postes et les responsabilités.
• Garantir l’application de la grille de fonctions et de salaire et s’assurer que le processus de recrutement est respecté.
• Consolider et mettre à jour l’organigramme de WCS à MaMaBay.
• S’assurer du respect des procédures RH et du règlement d’ordre intérieur.
• Recueillir les informations nécessaires au suivi de l'évolution du coût de la vie.
• Superviser la mise à jour des dossiers de suivi du personnel s’assurer du respect des deadline (EAP, avenant…).
• Effectuer les démarches nécessaires auprès des autorités en cas de besoin (déclarations du personnel, dépôts de documents…).
• Coordonner les élections des délégués du personnel.

Recrutement :

• Publier les offres.
• Trier les offres avec le superviseur.
• Organiser les tests et les entretiens avec le superviseur.
• Participer au remplissage de la grille d’analyse.
• Vérifier les références des candidats.

Intégration :

• Faciliter l’intégration du nouveau personnel en préparant le plan d’induction.
• Rechercher des logements pour les employés délocalisés.

Contrat :

• Contrôler la mise à jour des dossiers individuels du personnel.
• Mettre à jour la base de données RH.
• Intégrer les nouveaux employés dans la base de données RH.
• Préparer les contrats.
• Assurer le suivi des contrats.
• Préparer et contrôler les fiches de travailleurs journaliers.

Performance et formations :

• Etablir le suivi des évaluations. 
• Informer les superviseurs sur les évaluations à tenir.
• Archiver les évaluations.
• Mettre en place un plan de renforcement des capacités avec le superviseur. 
• Assure le suivi des formations et des inscriptions.

Disciplinaire : 

• En collaboration avec le département RH national participer au processus disciplinaire.
• Tenir à jour le suivi des sanctions.

Payroll :

• Recueillir toutes les variables de paie.
• Entrer les variables de paie dans le payroll.
• Editer les bulletins de salaire.
• Distribuer tous les bulletins de salaire à chaque employé.
• Archiver les payroll.

Congés / absences : 

• Faire le suivi des fiches de congés.
• Mettre à jour le suivi des congés MMB.
• Alerter les managers sur l’obligation de donner les congés lors du dépassement des seuils.
• Préparer mensuellement en lien avec les managers la planification des congés.
• Assurer le remplacement minimum du personnel en cas d’absence (congés, maladie…).

Santé :

• Assurer le suivi des frais de santé.
• Déclarer les accidents du travail.
• Coordonner les rendez-vous avec la médecine du travail.
• Redistribution des allocations familiales aux employés

Déplacements :

• Réserver les hôtels. 
• Réserver les billets d’avion.
• Préparer les ordres de mission.
• Apporter son support lors de la préparation des fiches d’indemnités de déplacement.

Reporting / Communication :

• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local.
• Mettre à jour la liste de contact.
• Superviser l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs RH.
• Etablir le rapport mensuel

Job Qualifications

• Bac + 3 en gestion des ressources humaines ou comptabilité ou gestion.
• Un minimum de 2 ans d'expérience dans la gestion.
• Expérience dans une organisation similaire (ONG).
• Intègre, à l’écoute, organisé.
• Excellentes compétences en matière d’organisation.
• Maîtrise du malgache et français.

Additional Requirements

• Capacité à travailler dans des contextes ruraux isolés avec les nécessités de base.
• Déplacements dans les sites du programme et dans des conditions de terrain parfois difficiles.