ASSISTANT(E) EN PASSATION DES MARCHES EN CHARGE DU SUIVI ET DE LA GESTION DES CONTRATS/MARCHES

Le consultant sera en charge de :

• Préparer et assurer la publication des avis relatifs à la passation des marchés du Projet dans tous les supports de publication (journaux locaux, STEP, etc.) ;
• Participer aux opérations de dépouillement et d’évaluation des offres ;
• Collecter et transmettre au Responsable Passation de Marchés, les informations nécessaires pour l’élaboration du rapport d’évaluation ;
• Participer à la vérification de l'authenticité des pièces et documents constitutifs des offres;
• Etablir une base de données des fournisseurs et mettre à jour en permanence ce fichier avec appréciation sur la qualité des services rendus par chaque fournisseur ;
• Etablir un fichier des prix des articles les plus couramment utilisés par le projet et mettre à jour en permanence ce fichier ;
• Assurer tous les travaux d’impression (DAO, demande de proposition, contrat, etc.), et de duplication des dossiers de passation de marchés ;
• Assurer la mise en place et la mise à jour d’un système d’archivage (physique et électronique) ;
• Assurer la saisie régulière dans STEP de la réalisation relative à chaque étape de passation de marché ;
• Participer à l’établissement du Plan de Passation de Marchés PPM du Projet, suivre l’exécution et la mise à jour ;
• Appuyer le RPM dans la négociation des termes et conditions des contrats avec les fournisseurs ou prestataires ;
• Contribuer à la préparation des projets de contrats et des éventuels projets d’avenant et en assurer la gestion ;
• Réaliser toutes autres tâches relevant de sa fonction qui pourraient lui être confiées dans le cadre des activités du Projet.

Particulièrement

l’Assistant(e) en Passation de Marchés (APM) assurera le suivi et la gestion des contrats et marchés de l’Unité de Gestion du Projet - JIRAMA. A cet effet, ses attributions sont les suivantes :

• Assister le RPM dans le suivi de la mise en œuvre et l’exécution de chaque contrat jusqu’à leur terme en vérifiant le respect des cahiers de charges ;
• Représenter l’équipe de passation de marchés dans les réceptions des livrables de chaque contrat (travaux, fournitures, prestation de service, consultance) ;
• Faire le suivi des paiements des contrats et marchés ;
• Améliorer et tenir à jour un tableau de bord et un système de gestion des marchés en tenant compte de toutes les informations contenues dans le PTA, PPM, informations dans STEP, situation à jour de chaque activité suivant l’étape et la phase de passation de marchés (TDR, lancement, évaluation, contractualisation, rapport …) ;     

Contribuer à la préparation des dossiers requis et assurer le suivi jusqu’à l’effectivité des paiements des factures des prestataires de manière rapide et conforme au manuel de procédure du projet ;     

Travailler en étroite collaboration avec les responsables techniques et financiers pour assurer une gestion intégrée des contrats et alerter l’équipe au moment opportun en cas de dépassement des délais ou des coûts des contrats ;   

Participer à la recherche de solutions en cas de litiges afin de contrôler l’application des clauses contractuelles ;

• Evaluer avec les techniciens et/ou spécialistes concernés, les prestataires à la fin des contrats selon les résultats atteints (qualité, respect des délais, communication…) ;
• Participer à la production des rapports périodiques demandés au Service Passation de Marchés (RSF, Rapport DDP…) ;
• Alimenter la partie gestion contractuelle dans STEP ;
• Contribuer à la tenue des archives de la Passation de marchés notamment ceux relatifs à la gestion contractuelle.

• Titulaire d’au moins un diplôme de Bac+4 : en Droit, Gestion, Administration Publique, ingénierie ou domaine équivalent ;
• Expérience d'au moins cinq (5) ans en passation de marchés dans un Projet financé par les bailleurs de fonds ;
• Connaissance des procédures de passation de marchés de la Banque mondiale ou des principaux bailleurs de fonds ; 
• Expérience d’au moins deux (2) ans dans la gestion de contrats ;
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint) ;
• Maitrise du système d’archivage électronique et physique ;
• Notion du System Tracking Exchange Procurement (STEP) de la Banque mondiale serait un atout;
• Capacité de rédaction et aisance à la communication orale ;
• Méthodique, organisé(e) et respect de la confidentialité ;
• Maîtrise du français (écrit, oral), connaissance de l’anglais serait un atout.

Merci de nous faire parvenir votre candidature composée de :
+ Votre CV détaillé avec photo récente + contact rapide
+ Votre de motivation indiquant vos prétentions salariales
+ Vos copies de diplôme et autres documents que vous jugerez nécessaires
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