Assistanat

• Assiste l’Assistante Comptable sur le logiciel de production : proposition – Bon de Commande (BC) – relance commerciale – Réactualisation des statuts des affaires –transmission avec numéro de l’affaire – recouvrements pour paiement des factures,
• Suis les instructions du Directeur de Filiale, notamment dans une optique de développement commerciale : marketing, mailing, appels téléphoniques, démarchage.
• Gère les immobilisations matérielles : entretiens des bureaux – sécurité des locaux et bonne tenue,
• Suivi sortie et entrée du matériel et des ÉPI (tenues de sécurité) - liste et état du matériel,
• Référent HSE de la société : suivi des documents, de l’organisation du serveur, du management de la qualité, des procédures HSE opérationnelles, des inventaires de chaque Agence, entrée et sortie matériel,
• Coordonne avec l’Informaticien le bon fonctionnement de la connexion Internet et du serveur,
• Pilote les approvisionnements pour les missions avec la secrétaire technique : demande de retours des Notes de Frais, Appuie à la planification des interventions, Assure le suivi des retours d’intervention
• Mise à jour journalière du tableau Excel suivi commercial : devis, Bons de commande,
• Subordonne la Secrétaire de Direction et/ou la Secrétaire technique pendant son absence,
• Envoie des propositions commerciales via ATLAS avec la secrétaire de Direction,
• Contribue à la préparation des réponses aux appels d’offres publics,
• Relances clients des devis et BC manquants et assure le reporting : e-mails, appels, rencontre de clients par moment,
• Gestion téléphonique du secrétariat en coordination avec les collègues,
• Gestion de la Page Linkedin/Internet/Facebook : prise de photos lors d’événements, publication d’articles après accord du Directeur de Filiale,
• Améliore les process internes et mets en place des outils informatiques pour faciliter la gestion Administrative.
• Assure la collecte et la diffusion de l’information orales
• Aide à la Gestion des appels téléphonique et répond aux questions posées quand il/elle est en possession de l’information demandée
• Assure la collecte et la diffusion de l’information écrites
• • Réceptionne le courrier à destination du directeur (journaux Appels d’offres, etc)

Formations

• Gère les dossiers de formation avec le Fond de développement de formation professionnelle (FMFP)
• Organisation du planning de formation avec les formateurs et établissement des certificats.
• Relance les clients, suit la satisfaction
• Assurer l’atteinte des objectifs financiers du département Formation
• Représenter l’entreprise lors d’événements

Possédant de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles, sens du Client et du service, acteur du développement social, source d’innovation et de propositions pour développer l’entreprise, le candidat recherché aura le profil suivant :

Bac + 2 ou plus en communication et commerciale

Maîtrise idéale de l’outil informatique MICROSOFT notamment word et excel, connaissance du métier

Ayant 1 à 3 ans d’expériences en tant que Commerciale / assistante Technique et Administrative. Idéalement connaissance des formations.

Débutant(e) accepté (e) prêt (te) à relever ce challenge et à intégrer une entreprise dynamique et ambitieuse

Vous avez une très bonne organisation et autonome, êtes rigoureux dans la gestion et le suivi administratif. Adaptabilité, harmonie et synergie.

Capacité de synthèse et d’anticipation.

Anglais est un plus, Malgache et Français courant

Disponibilité immédiate