OFFICE MANAGER À DISTANCE

Mission principale

Assurer la gestion administrative et la coordination des opérations pour plusieurs sociétés françaises à distance, en garantissant l'efficacité et la fluidité des processus internes.

Activités principales

1. Gestion administrative

• Traitement du courrier physique et électronique
• Gestion des agendas et prise de rendez-vous
• Gestion des salles de réunions
• Gestion des demandes de coworking
• Rédaction et mise en forme de documents (rapports, présentations, comptes-rendus)
• Création et mise à jour des bases de données
• Archivage et classement numérique des documents
• Gestion des contrats et suivi des échéances
• Préparation des dossiers pour les réunions
• Centralisation et distribution des informations entre les différents services
• Mise en place et optimisation des procédures administratives
• Gestion des relations avec les prestataires de services

2. Coordination et communication

• Organisation et planification des réunions virtuelles
• Rédaction et diffusion des comptes-rendus de réunion
• Liaison entre les différentes sociétés et leurs équipes
• Gestion de la communication interne
• Suivi et reporting des activités auprès de la direction

3. Gestion des frais généraux

• Suivi et optimisation des dépenses de fonctionnement
• Gestion des abonnements et des licences logicielles
• Négociation avec les fournisseurs pour les achats groupés
• Supervision de la maintenance du matériel informatique à distance
• Gestion des stocks de fournitures de bureau

4. Gestion de projets

• Participer à la planification et à la mise en œuvre de projets spécifiques
• Assurer le suivi et la communication sur l'avancement des projets

Activités annexes

5. Assistance RH

• Participation au processus de recrutement
• Suivi administratif des dossiers du personnel
• Gestion des plannings et des congés

6. Support financier

• Collecte et vérification des pièces comptables
• Rapprochement bancaire
• Suivi des factures et des paiements

Compétences requises

• Maîtrise avancée des outils bureautiques et de travail collaboratif à distance
• Excellentes capacités rédactionnelles et de communication en français
• Compétences en gestion de projet et en organisation
• Connaissance des principes de base en RH et en finance

Qualités personnelles

• Rigueur et sens de l'organisation
• Autonomie et proactivité
• Discrétion et confidentialité
• Capacité d'adaptation et flexibilité
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel

Formation et expérience

• Formation Bac+2/3 en gestion, assistanat de direction ou administration des entreprises
• Expérience de 3 à 5 ans minimum dans un poste similaire

Indicateurs de performance

• Efficacité dans la gestion administrative (respect des délais, qualité des documents produits)
• Optimisation des processus et des procédures administratives
• Taux de satisfaction des équipes internes et des dirigeants
• Qualité de la gestion des frais généraux et optimisation des coûts
• Fiabilité et ponctualité des reportings et des suivis
• Capacité à anticiper et à résoudre les problèmes administratifs
• Qualité de la communication et de la coordination entre les différentes entités
• Gestion efficace du temps et respect des priorités
• Contribution à l'amélioration continue des outils et des méthodes de travail
• Capacité d'adaptation aux changements et aux imprévus