Field Base Administrator and Logistician Coordinator

1. Gestion administrative et des ressources humaines

• Gestion du personnel : Superviser les agents d’entretien, gardiens et chauffeur ; planifier leurs activités, élaborer et suivre les plannings.
• Administration du personnel : Assurer le suivi administratif des contrats de travail, des absences en collaboration avec la field HR coordinator, en veillant au respect des politiques RH de WCS.
• Intégration du personnel : Accueillir et briefer les nouveaux employés, organiser leur intégration administrative.
• Relations avec les autorités : Maintenir des liens avec les autorités locales pour les questions administratives, veiller au respect des réglementations locales.
• Évaluation du personnel : Effectuer les évaluations annuelles de performance et identifier les besoins en formation.

2. Gestion comptable et finances

• Trésorerie : Gérer la trésorerie de la base, veiller à la sécurité des fonds et au bon approvisionnement des caisses.
• Clôture comptable mensuelle : Superviser les opérations de clôture comptable, assurer l’archivage des justificatifs et la transmission des données comptables au field accounting coordinator.
• Paiements et avances : Effectuer et superviser les paiements, le versement des avances, et le suivi des justificatifs, en respectant les procédures de WCS.

3. Gestion logistique et opérations de la base

• Approvisionnement : Superviser l’approvisionnement en biens et services, assurer le respect des procédures d'achat de WCS, actualiser les listes de fournisseurs, et gérer les dossiers d’achat en collaboration avec la Field Purchase coordinator.
• Transport et gestion de la flotte : Planifier les déplacements, superviser l'entretien des véhicules, gérer les carnets de suivi des véhicules, et optimiser l’utilisation des véhicules pour les projets en coordination avec le Field logisctics coordinator.
• Gestion des équipements et des stocks : Assurer le suivi du parc d’équipements et des stocks, superviser l'inventaire physique régulier, et veiller à la maintenance et sécurisation des locaux de stockage en collaboration avec le Field stock officer.
• Entretien des locaux : Organiser la maintenance des bureaux, s’assurer de la sécurité des installations.

4. Sécurité

• Supervision de la sécurité : Mettre en œuvre les directives de sécurité, former le personnel aux procédures de sécurité de WCS, et remonter toute information de sécurité au Field Finance & Operations Director.
• Gestion de crise : Assurer la mise en place des mesures d’urgence définies par l’équipe de coordination, être un point focal pour les questions de sécurité à la base.

5. Reporting et Communication

• Reporting : Préparer les rapports administratifs et logistiques mensuels pour la coordination, incluant les rapports de stock, et le reporting logistique.
• Documentation : Assurer l’archivage rigoureux de tous les documents administratifs, financiers et logistiques, en respectant les procédures internes et celles des bailleurs de fonds.

Formation : Diplôme en gestion, logistique, administration ou domaine similaire.

Expérience : Expérience dans la gestion administrative et logistique, idéalement dans un contexte de programmes humanitaires ou de conservation.

Compétences :

• Excellentes capacités organisationnelles et rigueur dans le suivi administratif.
• Compétences en gestion de trésorerie, comptabilité de base et suivi budgétaire.
• Connaissance des procédures de gestion de stock, des outils de gestion logistique et des normes de sécurité.
• Aptitude à gérer et motiver une équipe.

Langues :

Maîtrise du français ; l’anglais est un atout

Candidature :
Le fichier unique en format .pdf contenant les dossiers de candidature suivants sont à envoyer au plus tard le mercredi 20 Novembre 2024.
- Une lettre de motivation avec prétention salariale ;
- Un CV avec photo récente et références professionnelles ;
- Une Copie des diplômes et certificats.

Les candidatures qui ne respectent pas les conditions susmentionnées ne seront pas considérées.
Seules les candidatures sélectionnées feront l’objet d’une convocation.