ADMINISTRATIVE AND FINANCE OFFICER

1-Administration et Finance

• Assurer le suivi du respect des procédures administratives et financières par l’équipe terrain dans l’exécution des projets et l’utilisation des matériels ;
• En collaboration avec l’équipe technique, établir les Demandes d’Achats (DAC), Demande de Service (DS), et les Ordres de Mission (OM) des personnes externes à WCS ;
• Vérifier les DAC et OM des staffs du Seascape avant son envoi pour approbation au Responsable du volet ;
• Réceptionner et rassembler les DAC, DS et OM de l’équipe du paysage du Nord-Ouest, les soumettre pour approbation par le Responsable de volet avant de les remettre aux services concernés pour traitement ;
• En collaboration avec le Responsable du volet assurer le suivi des traitements des dossiers soumis pour la réalisation des activités sur terrain dans le Seascape ;
• Tenir la petite caisse et établir le JV ;
• Envoyer mensuellement les rapports de dépenses de Banque et de Caisse ;
• Vérifier, établir voucher et JV des TERs de l’équipe du Nord-Ouest ;
• Faire le suivi, vérifier et établir les voucher et JV de consommation du carburant ;
• Appuyer directement les paiements sur terrain suivant la décision prise par le Bureau Central ;
• Assurer un bon classement de pièces comptables ;
• Faire un bon suivi de la régularisation des Avances et des reliquats ;
• Appuyer l’équipe du paysage dans la saisie des données de suivi, suivant le besoin ;
• S’assurer que toutes les pièces justificatives soient conformes aux procédures et exigences des bailleurs de fonds ;
• Participer à la préparation des Audits lors de leurs descentes sur terrain ;
• Mettre en place un archivage électronique des dossiers comptables ;
• Envoi des pièces originales au bureau central.

2-Logistique

• Coordonner avec le Manager Seascape Nord-Ouest les mouvements du personnel du programme marin ;
• S’assurer de la préparation logistique des activités du Seascape, telles que l’organisation d’une mission des partenaires nationaux sur le site, les ateliers au niveau du paysage etc ;
• Appuyer la préparation logistique des sessions de coordination trimestrielle ;
• Appuyer la préparation logistique des missions pour les visiteurs internationaux par exemple OGP/partenaires/bailleurs etc ;
• Appuyer l’équipe du paysage à la réalisation de l’inventaire annuel des matériels de WCS ;
• Assurer l’envoi des pièces comptables originales au bureau central d’Antananarivo trimestriellement ;
• Effectuer les prospections des fournisseurs pour les besoins d’achat au niveau de Nosy Be ;
• Coordonner les tâches logistiques avec les équipes du siège à Antananarivo ;
• Assurer le respect des procédures de WCS.

Toutes autres tâches administratives, logistiques et financières liées aux activités de WCS demandées par son superviseur dans le domaine de ses compétences

• Niveau BAC+3 minimum dans le domaine de l’administration, comptable ou équivalente ;
• Maîtrise de l’outil informatique ;
• Expérience conséquente dans le domaine de l’administration des projets ;
• Grande capacité d’adaptation et d’autonomie ;
• Aisance relationnelle et sens de l’écoute ;
• Faire preuve de pro-activité, professionnalisme et rigueur dans l’exécution des tâches ;
• Les points suivants sont des atouts : conduire une moto avec permis A, connaissance des activités de conservation marine, expériences vécues avec la communauté des pêcheurs ;
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision et dans un environnement multiculturel ;
• Apte à se déplacer fréquemment dans les sites d’intervention selon le besoin.