FIELD GRANT COORDINATOR

Major Responsibilities

Budget & Grants Administration :

• Superviser l'administration et les finances des subventions du programme WCS Madagascar à MaMaBay.
• Préparer et conduire les réunions de lancement et de clôture avec le soutien du programme et des équipes opérationnelles, former et s'assurer que toutes les parties prenantes de la subvention comprennent les exigences du donateur/WCS.
• Responsable de s'assurer que les contrats de subventions de WCS Madagascar sont gérés en conformité avec les règles et règlements du bailleur de fonds et les politiques de WCS, avec l'aide du Grant manager, responsable régional des subventions. Cela comprendra les règlements financiers, de ressources humaines et d'approvisionnement, la visibilité, la marque, etc. de la proposition jusqu'à la clôture de la subvention.
• Diriger et préparer une projection précise des subventions pour les demandes mensuelles de transfert d'argent et pour la gestion des subventions.
• Contrôler la gestion globale du budget en informant régulièrement l'équipe de coordination de MaMaBay des dépenses et de la disponibilité des fonds.
• Effectuer une analyse mensuelle des données relatives aux subventions (rapports réels sur le budget, rapports sur les écarts, dépenses et revenus, soldes restants) et les partager avec l'équipe de coordination de MaMaBay et le personnel de Direction du programme WCS Madagascar et de la région.
• Anticiper et atténuer les risques financiers en coordination avec le Field Finance Director, en veillant à ce que les opérations soient menées à bien.
• Préparer les rapports financiers bailleurs et assurer la coordination et la consolidation des annexes.
• Assurer l’archivage, la consolidation et la mise à jour des documents de projet sur le SharePoint.
• Préparer la demande de code de subvention.

Subgrants Management :

• Gérer en collaboration avec le Finance Controller l'ensemble du cycle d'attribution des sous-contrats, y compris la sollicitation, la pré-attribution, l'attribution, le suivi et la conformité, l'établissement de rapports et la clôture, en veillant à ce qu'une documentation appropriée soit établie à chaque étape.
• Coordonner avec le Finance Controller l'évaluation des risques liés aux partenaires pour le programme national. Coordonner avec l'équipe du programme la sélection et les plans de développement des capacités institutionnelles des partenaires et le suivi du plan de développement des capacités.
• Contrôler les rapports sur les sous-subventions conformément au contrat et s'assurer que les rapports sont introduits dans le système comptable de WCS.
• Mettre en place et gérer le système de supervision des processus de sous-subvention, y compris l'examen de tous les documents/rapports financiers des partenaires, l'examen et l'approbation des avances et des liquidations, la gestion des actifs et des stocks, et le transfert des actifs et des fournitures à la fin du projet.
• Préparer les formulaires de demande de code de sous-subvention du bureau national.

Job Qualifications

• Licence en administration des affaires, en finance ou dans un domaine connexe.
• Un minimum de 5 ans d'expérience dans la gestion des finances et des subventions, ou dans des fonctions connexes.
• Expérience dans une organisation similaire (ONG).
• Solides compétences en matière d'analyse, de réflexion critique et de prise de décision.
• Maîtrise de la modélisation financière et des prévisions.
• Excellentes compétences en matière de communication et de présentation.
• Maîtrise du français et de l'anglais requise.

Additional Requirements

• Capacité à travailler dans des contextes ruraux isolés avec les nécessités de base.
• Déplacements dans les sites du programme et dans des conditions de terrain parfois difficiles.