ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(IVE) ET ORGANISATIONNEL(LE) ITM

1. Gestion administrative :

• Préparer et organiser les documents administratifs nécessaires à l'événement (contrats, bons de commande, etc.).
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers relatifs à l'événement.
• Assurer le suivi des demandes de sorties de fonds et préparer les mémos pour la validation des dépenses.
• Répondre aux demandes administratives internes et externes, en assurant un suivi rigoureux.

2. Suivi des prestations et des fournisseurs :

• Assurer le suivi administratif des prestataires et fournisseurs.
• Vérifier les documents requis et collecter les informations nécessaires pour la validation des contrats et des paiements.
• Gérer la réception et l'archivage des factures et autres documents liés aux prestations.

3. Assistance organisationnelle :

• Aider à la coordination des plannings et des réunions internes, y compris la planification et l'organisation des rendez-vous et des agendas.
• Gérer l’agenda du Coordonnateur ITM, en organisant ses réunions et rendez-vous, et en veillant à une gestion efficace de son emploi du temps.
• Rédiger les comptes rendus des réunions et assurer leur diffusion à l’équipe concernée.
• Organiser et centraliser les besoins logistiques internes, tels que les fournitures de bureau et de matériel.

4. Suivi et gestion des dépenses :

• Mettre en place un tableau de suivi administratif et financier pour gérer les dépenses et les paiements associés à l'événement.
• Suivre les documents en attente et s’assurer que les actions nécessaires sont entreprises dans les délais impartis.

5. Communication interne et soutien aux équipes :

• Assurer une communication fluide avec les différentes équipes (commerciale, logistique, technique, etc.) pour garantir une coordination efficace des tâches.
• Soutenir les équipes opérationnelles dans la gestion de leurs besoins administratifs et organisationnels.

6. Rapport journalier :

• Rédiger un rapport quotidien détaillant l'avancement des tâches administratives, les demandes en cours et les problèmes éventuels rencontrés. 

Âge minimum : 25 ans.

Diplôme requis : Bac+3 en gestion, administration ou équivalent.

Expérience : Minimum 2 à 3 ans dans un rôle administratif ou organisationnel.

Compétences clés :

• Maîtrise de la langue française (oral et écrit).
• Excellente organisation, rigueur et souci du détail.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.) et des plateformes de gestion administrative.
• Excellentes compétences relationnelles et capacité à travailler en équipe. o Aisance à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression.
• Capacité à respecter les délais et à faire preuve de réactivité face aux imprévus.